一、总则

1.为认真贯彻执行《档案工作规范化管理》有关规定，做好各类档案资料的保全、保管和提供利用工作，特制定本制度。

2.档案管理必须严格按档案行政主管机关的要求实施。办公室是档案管理的主管部门；专（兼）职档案管理员行使档案收集、保全、归档及提供利用的权力，并对档案管理安全负直接责任。

3.凡有存档价值的资料或按规定应予存档入库的档案资料必须严格按规范要求入档。持有或利用部门不得以任何理由私自保存。

二、档案管理

1.凡属本单位归档范围的各种文件材料，必须依照档案法律法规的规定向档案部门移交，并实行集中统一保管。

2.按照文书、科技、会计档案及其他类别档案的不同特点及载体的差异，应当采用不同的形式和方法保管，将库房温湿度控制在档案保护要求范围内。

3.档案库房管理要做好防火、防盗、防光、防霉、防尘、防虫、防鼠、防高温高湿、防有害气体等方面工作，确保档案安全。

4.定期做好档案鉴定工作，对保管期满应予销毁的档案，由档案人员编写销毁清册，档案鉴定小组提出鉴定意见，报领导批准后，统一监销。

5.保持库房整洁，适时对档案资料进行检查、清理、核对工作；如发现问题，应当立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时抢救。

6.档案及有关档案资料的接收、移交等，要严格履行交接手续及审批制度。

三、收集与整理

1.按照档案法律法规和国家档案局有关规定，结合本单位档案工作实际，分别列出归档与不归档的各种文件材料范围。

2.凡属文书、科技、会计等各种类别档案归档范围内的文字材料、图表、声像、照片等，分别由具体承办的文书处理部门和业务部门负责收集，并按有关要求整理归档。

3.各种文件材料归档整理时间要求，除有特殊规定者外，均应在翌年四月底前完成。

4.确保档案安全、完整，并保持归档文件材料之间的有机联系。因公外出人员所带回的文件、资料等，应按规定予以归档保存，不允许据为己有。

5.注重归档文件质量，做到分类合理，装订规范，编号准确，字迹美观。

四、档案的利用

1.档案提供利用，须严格遵守保密制度，不能随意离开查阅室，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”；外单位来查阅档案的，除持有单位介绍信外，还须经有关领导批准方可查阅。

2.查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。

3.未经批准不得抄录、复制档案，不准涂改、划圈、折叠、撕毁和拆散档案材料；不得擅自扩大查阅范围；查阅档案场地不准吸烟、喝茶。

4.未经许可，非档案工作人员不得进入档案库房查找档案。

5.档案工作人员应当根据开发利用档案资源的需要，编制适用的检索工具和参考资料，为档案利用创造条件，简化程序，力争主动搞好服务。

6.做好档案利用登记和效果记录，搞好信息反馈，及时总结档案利用的经验，促进档案管理工作的不断深化。

五、档案的保密

1.档案的查阅、保管应严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。

2.定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。

3.已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。

4.各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。

5.对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。

6.不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。

7.不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

8.数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

9.保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。

10.对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台账。有保存电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。

11.严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

12.定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。

六、档案鉴定和销毁

1.室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随意性。

2.室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行，邀请被鉴定的单位有关人员参加，根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。

3.经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。

4.属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

5.销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

6.严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。

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